XLS и XLSX: в чём разница и какой формат Excel выбрать

XLS и XLSX — расширения файлов Microsoft Excel, и на первый взгляд разница только в одной букве. Но за ней стоит смена всей внутренней архитектуры формата, которая произошла в Office 2007. Ниже — по каждому свойству отдельно, затем таблица-подсказка «что выбрать», а в конце — как открыть доставшийся из прошлого XLS и как перевести его в актуальный XLSX без потери данных.

Главное отличие в одной таблице

Если нет времени читать целиком — вот сжатая картина. XLS — устаревший двоичный формат, XLSX — современный открытый стандарт с большими лимитами и меньшим весом.

Как устроены форматы внутри

Это фундамент, из которого следует всё остальное. XLS — двоичный формат: таблица, формулы и оформление упакованы в единый бинарный поток по спецификации BIFF (Binary Interchange File Format). Прочитать такой файл без Excel или совместимой библиотеки трудно, а структура закрыта и завязана на внутренности старого Office.

XLSX устроен принципиально иначе. Это не один файл, а ZIP-архив с набором XML-документов внутри — формат OOXML (Office Open XML). Если переименовать .xlsx в .zip и распаковать, вы увидите папки xl/, docProps/ и файлы вроде sheet1.xml, где строки и ячейки описаны обычным текстовым XML. Именно поэтому XLSX — открытый стандарт (ISO/IEC 29500), и его умеют читать и создавать десятки программ, а не только Excel.

Тот же переход «двоичный → XML в ZIP» Office проделал и с текстовыми документами. Подробный разбор родственной пары — чем отличается DOC от DOCX: логика ровно та же.

Лимиты строк и столбцов

Самое практическое различие: XLSX вмещает несопоставимо больше данных. Старый XLS ограничен 65 536 строками и 256 столбцами на листе — это наследие 16-битной адресации. XLSX поднимает потолок до 1 048 576 строк и 16 384 столбцов.

На реальных выгрузках это выливается в конкретную проблему. Если экспортировать в XLS таблицу, где больше 65 536 строк, лишние строки просто молча обрежутся — файл сохранится, но части данных в нём не будет. С XLSX такой границы в обычной работе вы не достигнете.

Если строк действительно очень много и файл тормозит даже в XLSX, работать с ним удобнее не в Excel — об этом отдельная инструкция: как открыть большой CSV-файл с миллионами строк.

Размер файла и скорость

Здесь у XLSX ещё одно ощутимое преимущество. Поскольку внутри — XML, упакованный в ZIP, файл сжимается: та же таблица в XLSX обычно весит заметно меньше, чем в XLS. На больших книгах с многими листами разница особенно велика, а на почте и в мессенджерах это прямо влияет на то, уложитесь ли вы в лимит вложения.

Меньший вес — не единственный плюс. XML-структура быстрее и предсказуемее открывается в современных программах, а повреждённый ZIP-контейнер иногда удаётся частично «спасти», распаковав уцелевшие XML-листы вручную — с монолитным двоичным XLS так не выйдет.

Безопасность и макросы

Здесь кроется тонкий, но важный момент. Старый XLS хранит макросы VBA прямо внутри себя — по расширению нельзя понять, «живой» это файл с кодом или обычная таблица. Именно поэтому присланный по почте XLS исторически был удобным носителем макровирусов: пользователь открывал «счёт.xls», а внутри отрабатывал вредоносный макрос.

В новом формате макросы вынесли отдельно. Обычный XLSX не может содержать макросы вообще — для книг с кодом существует отдельное расширение .xlsm (macro-enabled). Это защита по дизайну: увидев .xlsm или .xls во вложении, вы уже понимаете, что там может быть исполняемый код, и относитесь к файлу настороженно.

Совместимость и открытие

У XLS остаётся ровно одно преимущество — обратная совместимость. Его понимают древние версии Excel и старые бухгалтерские и отраслевые программы, которые никогда не обновляли до поддержки OOXML. Если контрагент работает на Office 2003 или на самописном ПО из 2000-х, XLS может оказаться единственным форматом, который у него откроется.

Во всех остальных случаях выигрывает XLSX: его открывают Microsoft 365, LibreOffice Calc, «Р7-Офис», «МойОфис», Google Таблицы, Numbers на Mac и любой онлайн-просмотрщик. Современный Excel, кстати, прекрасно открывает и старые XLS — но помечает их «режимом совместимости» (об этом ниже).

Открыть таблицу можно и без самого Excel — в бесплатных офисных пакетах и онлайн-сервисах. Подборка способов — в статье чем открыть XLSX без Excel: те же программы читают и XLS.

Что выбрать под задачу

Свести всё к одному правилу почти можно: по умолчанию — XLSX. Исключения касаются только совместимости и макросов. Вот подсказка по частым сценариям.

Отдельно про .xlsb: это двоичная разновидность нового формата. Он тоже поддерживает большие лимиты XLSX, но хранит данные в бинарном виде — книга открывается быстрее, зато файл хуже читается сторонними программами. Нужен он редко, только для очень тяжёлых книг.

Как открыть старый XLS сегодня

Никаких особых действий обычно не требуется — современный Excel и бесплатные офисные пакеты открывают XLS напрямую. Есть лишь пара нюансов.

1. В Microsoft Excel — просто откройте файл. В заголовке появится пометка «Режим совместимости»: Excel ограничивает функции теми, что были в 2003 году, чтобы файл остался валидным XLS. Чтобы снять ограничение, пересохраните книгу в XLSX (см. ниже).
2. В бесплатных программах — LibreOffice Calc, «Р7-Офис», «МойОфис» и OnlyOffice открывают XLS без установки Microsoft Office и умеют сразу сохранить его в XLSX.
3. Онлайн — Google Таблицы или веб-версия Office: загрузите XLS в облако и работайте в браузере, файл автоматически приведётся к новому формату.
4. Расширение подменили? Если файл не открывается, убедитесь, что это действительно таблица Excel, а не переименованный документ: проверьте реальный формат по сигнатуре через определение формата файла.

Официальный список форматов, которые поддерживает Excel, и их назначение приведён в документации Microsoft.

Как конвертировать XLS в XLSX

Перевести старый файл в новый формат — дело нескольких секунд, и почти всегда без потерь: XLSX вмещает всё, что было в XLS. Обратное направление опаснее.

1. XLS → XLSX — в Excel: Файл → Сохранить как и выберите тип «Книга Excel (*.xlsx)». В LibreOffice — Файл → Сохранить как → Excel 2007–365 (.xlsx). Данные, формулы и оформление сохранятся полностью.
2. XLSX → XLS — нужно только для совместимости со старым ПО. Помните о риске: если в книге больше 65 536 строк или 256 столбцов, лишнее обрежется, а часть новых функций Excel предупредит о потере.
3. Через онлайн-конвертер — если Excel под рукой нет, загрузите файл в браузерный конвертер таблиц. Не отправляйте так конфиденциальные данные — для чувствительных файлов конвертируйте локально.

Частые вопросы